Uno de los elementos que debe formar parte de una polÃtica integridad empresarial previsto por la Ley es un sistema adecuado de denuncias.
La integridad empresarial no sólo es un conjunto de valores corporativos deseables, sino necesarios para el éxito y la sostenibilidad de cualquier organización. Los programas de compliance anticorrupción se han convertido en elementos fundamentales para asegurar, en la mayor medida posible, que las organizaciones operen dentro de marcos legales y éticos establecidos por las leyes y las mejores prácticas en la materia.
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En nuestro paÃs, de acuerdo con el artÃculo 25, fracción IV, de la Ley General de Responsabilidades Administrativas, uno de los pilares esenciales de estos programas es el sistema de denuncias, ya que se prevé que las personas morales deben establecer sistemas adecuados de denuncia, tanto al interior de la organización como hacia las autoridades competentes, como uno de los elementos de una polÃtica de integridad.
"Sistemas adecuados de denuncia, tanto al interior de la organización como hacia las autoridades competentes, asà como procesos disciplinarios y consecuencias concretas respecto de quienes actúan de forma contraria a las normas internas o a la legislación mexicana".
Este sistema de denuncias debe ser una herramienta que permita a los empleados y colaboradores de una empresa reportar conductas inapropiadas de manera segura, confidencial e, incluso, anónima, conformándose como un elemento crucial para la detección y corrección temprana de problemas e incumplimientos que, más adelante, podrÃan comprometer la reputación e inclusive la operación de la organización. AsÃ, se trata de un mecanismo de control interno, al tiempo que refuerza una cultura ética, permitiendo a los empleados y colaboradores dar a conocer cualquier hecho que, a su criterio, pueda ser ilegal, indebido o contrario a los valores promovidos por la empresa.
Al proporcionar un canal seguro y confiable para presentar denuncias, las empresas pueden detectar y atender irregularidades como corrupción, soborno, conflictos de intereses, fraudes, discriminación, acoso laboral y otros comportamientos que puedan comprometer los derechos de sus empleados y la integridad de la empresa. Por ello, se deben ofrecer y garantizar distintos canales para reportar probables irregularidades, al interior o desde el exterior. Esto permite que cualquier infracción, independientemente de su gravedad, sea detectada, gestionada y atendida con rapidez.
En ese sentido, la difusión adecuada de los canales de denuncia resulta fundamental para asegurar con la mayor eficiencia posible que todos los colaboradores conozcan cómo y dónde pueden reportar probables irregularidades o incumplimientos. Asimismo, la protección del denunciante, mediante la confidencialidad y el anonimato es esencial para fomentar la participación y evitar represalias o persecuciones.
La efectividad de un sistema de denuncias depende también de contar con procesos disciplinarios y la imposición de consecuencias claras y tangibles para quienes actúan en contra de las normas internas de la empresa y de la propia legislación aplicable. Lo anterior permite disuadir el comportamiento indebido, marca la seriedad con la que la corporación trata estos asuntos y facilita la presentación de evidencia que soliciten las autoridades investigadoras por presuntos actos de corrupción.
Un sistema de denuncias eficiente debe incluir también mecanismos para prevenir su mal uso; esto representa tener un área dedicada a verificar la procedibilidad de las denuncias y evitar que el sistema sea utilizado para desprestigiar a personas o hacer declaraciones falsas. Para evitar lo anterior, entre otros elementos, se debe impartir capacitaciones continuas al personal de la organización sobre el uso del sistema de denuncias y las consecuencias de su abuso.
Con la finalidad de fomentar un ambiente en el que los empleados se sientan seguros al momento de reportar irregularidades, es fundamental implementar una obligación institucional de no permitir represalias a denunciantes que presenten denuncias de buena fe.
Asimismo, es importante que, como parte del compromiso de las empresas con la ética y la integridad, las compañÃas presenten los resultados de las investigaciones internas cuando sea apropiado, asà como las acciones y consecuencias tomadas con respecto a dichas investigaciones.
El diseño de los sistemas de denuncias debe cumplir, cuando menos, con los elementos antes mencionados, tomando en consideración las caracterÃsticas y el tamaño de la propia organización, a fin de constituirse como un factor fundamental en la prevención, control y lucha contra la corrupción.